MPY:n blogi

”Tein itte, säästin” – ethän enää ajattele näin tietohallinnostasi?

Kirjoittaja: Harri Takala Päivämäärä: 31.8.2017 9:17
Harri Takala

Meillä suomalaisilla on vahvat perinteet itsetekemiseen. Se on ollut historiassamme keino selviytyä ja kulttuuri tähän on syvällä juurissamme. Avun pyytäminen on merkki heikkoudesta ja vain ne ostavat, jotka eivät osaa itse. Me rakennamme itse mökkejä ja omakotitaloja, koska haluamme tehdä hommat kunnolla ja säästää: "Sitä paitsi minun juttuni on vähän erikoisempi, eikä siihen kannata ulkopuolisia sotkea, menee vain vaikeammaksi." Onhan se näin?

tietohallinto-digitalisaatio-mpy-netman.jpg

Tietohallinnon rakentamisessa kulmakivet muodostuvat ihmisistä, työkaluista, prosesseista ja kumppaneista. Nämä kaikki ovat sisällöltään jatkuvassa muutoksessa, kuten myös painotukset ja rooli. Lähdetään liikkeelle ihmisistä.

Digitalisaatio tarvitsee osaajia

Näillä tarkoitetaan omia ihmisiä erilaisissa tietohallinnon tehtävissä. Käyntikorteissa lukee järjestelmäasiantuntija, sovellusneuvoja, IT-arkkitehti tai vaikkapa tietohallintopäällikkö. Viime vuosien muutostrendinä ja edelleen vahvana suuntana on oman henkilöstön siirtyminen lähemmäs liiketoimintaa. Tämän lisäksi digitalisaation lisääntyminen tuo enemmän ja enemmän ihmisiä hybridirooleihin – markkinointiassistentti on CRM-järjestelmän pääkäyttäjä ja suunnittelupäällikön tärkein kohde on PDM-järjestelmä.

Digitalisaatio lisääntyy liiketoimintaprosesseissa ja vaikka se tehostaa toimintaa, digitalisaatio tarvitsee ympärilleen osaajia – osaajia juuri sinun omista liiketoimintaprosesseistasi. Yhä useammin ERP-projektiin resurssoitu ihminen ei koskaan enää palaakaan puhtaaseen vanhaan rooliinsa. Projekti päättyy, mutta työ jatkuu.

Työkalut määrittelevät prosessia

Työkalut ja prosessit – nämä ovat kaksi eri asiaa, mutta niitä kannattaa kuitenkin käsitellä yhdessä, toisena ja kolmantena kulmakivenä. Käytännössä työkalut määrittävät usein myös prosessia. Ja otan heti kiinni mahdollisesta vastalauseesta: tarkoitus ei ole tehdä siten, miten teknologia ohjaa, vaan siten miten toiminta tarvitsee. Tämän tavoitteen sisällä teknologia kuitenkin muodostaa tietynlaisen kehyksen mahdollisuuksineen ja rajoitteineen ja käytännössä muodostaa prosessille askeleet. Tietohallinto on luonnollisesti digitalisaatiossa myös itse kohteena ja yhä useampiin asioihin on tarjolla työkaluja ja järjestelmiä. Tästä on kuitenkin muodostumassa myös mittelö panosten ja lisäarvon välillä.

Työkalujen ylläpito ja niiden kehittäminen, osaamisen hallinta ja päivittäinen operointikin vievät niin paljon resursseja puhtaiden käyttökustannusten päälle, että näistä saatavan lisäarvon tulee olla todella hyvää.

Kun katsotaan normaalin keskisuuren yrityksen tietohallinnon volyymeja, niin monen asian suhteen on todettava, että massaa ei ole tarpeeksi. Massa liittyy myös prosesseihin ja toimintoihin. Service Desk, palvelupiste tai helpdesk – mitä nimitystä kukakin käyttää – on esimerkki tästä. Käytännössä tähän liittyvät mallit tulee aina sovittaa volyymin mukaisesti ja mitä enemmän volyymia on käytettävissä, sitä pienempiin asioihin on mahdollista ja kannattavaa keskittyä.

Jos eskalointi ykköstasolta kakkoselle tarkoittaa sitä, että asiantuntija vaihtaa lippalakkia, ei tässä mutkikasta prosessia tarvita ja optimointimahdollisuudet ovat kortilla. Vastaavasti jos lähituessa on yksi henkilö ja kaksi kiireistä keikkaa, tehdään joko taikatemppuja, tai ensin toinen, sitten toinen ja selitellään seuraukset parhain päin. Tai laitetaan palvelupisteeseen tiedote, että ollaan loppupäivä kiinni ja kaksinkertaistetaan lähituki, ja selvitetään uudet sotkut huomenna.

prosessi-tietohallinto-mpy-netman.jpg

Lääkkeenä avun pyytäminen

Käytännössä eri tietohallinnon prosesseissa joudutaankin usein hyväksymään valuvikoja ja tiedostettuja riskejä, jotta tuotosten ja panosten suhde on kunnossa. Digitalisoituva liiketoiminta on kuitenkin muuttumassa yhä herkemmäksi näiden asioiden suhteen ja sietokyky vähenee koko ajan. Monessa asiassa paras lääke onkin avunpyytäminen ja neljäs kulmakivi – kumppanit.

Näitä on luonnollisesti ollut aina, mutta kumppaneiden hyödyntäminen on muuttunut. Karkeasti voisi sanoa, että mitä kauempana ydinliiketoiminnan kompetensseista ollaan, sitä luonnollisempaa – ja yleensä myös perustellumpaa on ulkoistaminen. Jos olet sisäisen IT:n asiantuntijana asentamassa uutta työasemaa tai tekemässä versiopäivitystä virustorjuntaan, on kehityskeskustelu esimiehesi kanssa paikallaan. Tai sitten kokonaan uusi esimies.

Kumppaneista ja ulkoistussopimuksista riittäisi tarinoita, mutta näiden suhteen voisi lyhyesti tiivistää pariin asiaan. Oleellista on kumppanin käyttämisestä huolimatta, että ulkoistettava kokonaisuus säilyy yrityksen hallussa.

Käytännössä se tarkoittaa sitä, että kohde ei saa olla musta laatikko, jonka toiminnasta tai sisällöstä ei enää ulkoistuksen jälkeen tiedä mitään - vaan läpinäkyvyys ja hallittavuus on varmistettava. Kun prosessit toimivat, näiden mahdollistaminen ei ole ongelma. Toinen asia liittyy rajapintoihin ja kumppanien rooliin. 

Ulkoista riittävän suuria kokonaisuuksia, joissa eri prosessien arvoketjut mahdollistavat kokonaisoptimoinninJos kumppanin heikko suorituskyky valuu seuraavan kumppanin tilausjonoon, on kehittämisen win-win -asetelmaa vaikeaa löytää.

Itte tehty tietohallinto alkaa olla keräilyharvinaisuus ja vain museo-busineksessa siitä kannattaa pitää kiinni. Tarkempaa taustadiagnoosia saa kuuntelemalla omaa liiketoimintaa.

PS. Jos kiinnostuit aiheesta, niin lataa maksuton oppaamme parhaista käytännöistä PK-yrityksen tietohallintoon.

Harri Takala
CDO
MPY Palvelut / Net Man

Harri-Takala-MPY_muokattu.jpg

Blogin kirjoittaja Harri Takala toimii uuden Net Manin ja MPY Palvelujen digitalisaatiojohtajana. Hänen taustaltaan löytyy lähes 20 vuoden kokemus tietohallinnon eri osa-alueista. Liiketoimintajärjestelmät, tietoturvallisuus ja tietohallinnon johtaminen kuuluvat Harrin erityisosaamiseen.

Aihe: Digitalisaatio, tietohallinto