MPY:n blogi

Kuluttajistuminen tuhoaa vanhoillisen tietohallinnon

Kirjoittaja: Harri Takala Päivämäärä: 10.8.2017 10:20
Harri Takala
Kuluttajistuminen-työkalut-digitalisaatio.jpg

Juttelin jokin aika sitten erään suuren organisaation tietoturvallisuudesta vastaavan johtajan kanssa ja keskusteluissa nousi esille käyttäjien yhä laajempi siirtyminen organisaation ulkoisten tietolähteiden ja palveluiden käyttöön. Ongelman ytimenä on se, että nämä ulkoiset lähteet ovat tietohallinnon näkökulmasta hallitsemattomia. Edes sitä ei voida seurata, että kuinka laajamittaista niiden käyttö on – saati, että niihin liittyviä käyttömalleja pystyttäisiin kontrolloimaan.

Käyttäjä muuttuu, muuttuuko tietohallinto?

Dropbox, WhatsApp, OneDrive, Google Drive lienevät yleisimmät tietohallinnon salakavalan nakertajajoukon edustajia, jotka houkuttelevat käyttäjiä tietoturvarikkeisiin, muodostavat erilaisia riskejä luottamuksellisuuteen ja sotkevat tiedonhallinnan ja viestinnän periaatteita. Vai ovatko ne sitä tulevaisuutta, jossa digitalisaatio on työntekijän renki ja työkalu? Kuten tiedämme, olemme nähneet asiasta vasta ensimmäisen aallon.

Kuluttajistuminen on tullut jäädäkseen tai ainakin tekee väistämättä muutoksen tapaan tehdä työtä ja hyödyntää työvälineitä.

Milleniaalien – vuosituhannen lopussa tai sen jälkeen syntyneiden – osuus organisaatioiden työntekijöistä kasvaa vuosi vuodelta ja heitä pidetään tässä muutoksen katalyyttina. Jos he nyt ovat ns. diginatiiviuden vaatimukset täyttäneet ja oppineet muutakin kuin katsomaan Youtubea ja päivittämään Instagramia. Tauti tarttuu. Vanhempasi liittyvät Instagramiin, kirjoittavat blogeja ja asentavat uusia Appseja yhtä impulsiivisesti kuin lapsesi. Meihin vaikutetaan ja me alamme tottua digitalisaation herkkupaloihin.

Google-työkalu-MPY.jpg

Jos ja kun tämä linja jatkuu, pitäisikö meidän lopettaa käyttäjistä puhuminen ja siirtyä kuluttajiin tai peräti asiakkaisiin. Näyttää ainakin siltä, että palveluntarjoajien joukkoon tulee aika herkästi uusia kilpailijoita tietohallinnolle.
Koittaako joskus se päivä, että uusi työntekijä tekee tarjouspyynnön tietohallinnolle?

Tämän suuntauksen vaikutuksia on hieman haastavaa arvioida. Ainoa varma asia on se, että mikäli tietohallinto ei tätä asiaa huomioi ja ole ns. käyttäjän – tai siis asiakkaan – puolella, yksittäisiä taisteluja voidaan voittaa, mutta sota hävitään varmasti. Ja se on jopa ansaittua. Mobiliteetti, muuttuvat sidosryhmät ja hajautuva tieto ovat realiteetteja. Tietohallinnon näkökulmasta ei riitä, että siihen sopeutuu, vaan sitä pitää johtaa. Käyttäjä- ja liiketoimintalähtöisesti.

Työkalut ovat käyttäjälle, ei tietohallinnolle

Työnteko on yhä enemmän verkostoja ja yhteistä tekemistä ja sähköposti teknisenä palveluna ei enää riitä. Tarvitaan työtiloja, tiedonjakoportaaleita, ryhmäneuvotteluratkaisuja, palautteen keruutyökaluja ja projektisaitteja. Näitä käytetään osin organisaation sisällä ja osin niihin kutsutaan ulkoisia kumppaneita. Joku käyttää matkapuhelimella taksissa, toinen toimistolta työpisteeltään, kolmas Bangkokin lentoasemalta läppäriltä ja neljäs kotisohvalta omalla tabletilla. Jos ratkaisua tähän ei ole tarjolla, käyttäjä on kuin virta, joka ensin patoutuu ja lopulta menee toista reittiä.  

Olen istunut teknisissä palavereissa, joissa korkean tietoturvallisuuden organisaatiosta tullut käyttäjä ottaa repustaan toisen läppärin ja aloittaa työn teon sillä. Firman läppärin suojaukset estävät töiden tekemisen. Hälytyskellojen pitää soida, kun käyttäjä alkaa tehdä oikeasti työtä ohittaakseen tietohallinnon ratkaisujen rajoitukset. Ne soivat varoituksen merkiksi.

Tietoturvallisuus tunnistetaan hyvin vaikeaksi asiaksi yhdistää kuluttajistumiseen. Käytännössä haaste on kuitenkin yleensä siinä, että tietoturvallisuutta rakennetaan vanhentuneeseen käyttömalliin. Me tiedämme, että projektityötilat ovat monilla käyttäjillä Google Drivessa, mutta kun emme oikein tiedä miten niihin pitäisi suhtautua, niin kielletään kategorisesti – ehkä vähän epäselvästikin. Tai sitten tehdään selkeä kannanotto, jossa todetaan, että nämä ovat sitten käyttäjän omalla vastuulla, eikä tietohallinto näihin ota kantaa. VPN ja dokumenttienhallinta läppärillä ja sisäverkossa riittää. Samalla saadaan sekin hyöty, että käyttäjät eivät enää häiritse ja saadaan keskittyä omiin asioihin. Sitten onkin jo tullut aika tietohallinnon joutsenlaululle.

Ellei sinulla ole ratkaisuja – käyttäjä tuo omansa

Kuluttajistumiseen liittyviä ratkaisuja on teknisesti helppoa ottaa käyttöön, mutta vaikeaa tehdä arkkitehtuurin ja tiedonhallinnan kannalta järkevästi. Helppo käytettävyys ja samaan aikaan sisäisen organisaation tietoturvallisuus ja eheä tieto ovat vaikea yhdistelmä. Vaikea, mutta ei mahdoton. Eikä kukaan työhaastattelussa varmaankaan luvannut, että tietohallinnon johtaminen on helppoa.

Jos et ole miettinyt miten OneDrive, Google Driven, WhatsAppin tai Skypen tarjoamat ratkaisut hallitaan organisaatiossasi tai mitä tarjoat, kun näihin liittyviä ominaisuuksia tarvitaan, on syytä varata siihen kalenterista aikaa. Näihin käy matka vaikka hybridipilven kautta ja sitä on syytä ryhtyä valmistelemaan. Suuri osa käyttäjistäsi todennäköisesti on jo jatkolentoa odottamassa.

Ja he pitävät uudesta maailmasta.

Harri Takala
CDO
MPY Palvelut / Net Man

Harri-Takala-MPY-NetMan.jpeg

Blogin kirjoittaja Harri Takala toimii uuden Net Manin ja MPY Palvelujen digitalisaatiojohtajana. Hänen taustaltaan löytyy lähes 20 vuoden kokemus tietohallinnon eri osa-alueista. Liiketoimintajärjestelmät, tietoturvallisuus ja tietohallinnon johtaminen kuuluvat Harrin erityisosaamiseen.

Aihe: Digitalisaatio, Kuluttajistuminen, tietohallinto