Hallittu muutos vai hallitsematon kaaos?

    Tomi Tähtinen
    Kirjoittaja: Tomi Tähtinen 2.10.2019

    Aihe: Muutos, ICT

    Lukuaika n. 2min

    Oletko koskaan törmännyt ICT-projektiin, jonka lopputuotos käyttäjän näkökulmasta on vähintäänkin sekava? Uusi sovelluksen pikakuvake ilmaantui työpöydälle ja pomolta tuli meilillä käsky alkaa sitä käyttämään. Ohjeistus oli puutteellista ja osin puuttui kokonaan. Syy ja hyötynäkökulma uuden järjestelmän käyttöönottoon jäi epäselväksi, edellisen version ominaisuuksiin, kun oli jo ehtinyt tottua.

    Kuulostaako tutulta?

    Mahdollisesti syy kehnoon lopputulokseen ja sekavuuteen oli muutosjohtamisen puuttuminen. Joku ylityöllistetty asiantuntija teki projektin kenties oman toimensa ohella - tuttavallisemmin OTO:na ja muutoksen viestintä joko tehtiin huolimattomasti tai pahimmillaan unohdettiin kokonaan. Käyttökoulutusta ei pidetty ollenkaan.

    Omassa työssäni törmään siihen, että kustannussyihin vedoten asiakas haluaa jättää projektin vetovastuun oman työn ohella tehtäväksi. Se annetaan henkilölle, jolla nyt sattuu aikaa hetki löytymään ja uuden teknologian tai järjestelmän koulutuskin voi jäädä tekemättä, koska näin toimimalla asiakas kokee säästävänsä euroja. Siis hetkinen.

    Olen vahvasti sitä mieltä, että jollei omasta organisaatiosta sopivaa osaamista löydy, kannattaisi suosiolla ostaa alansa ammattilaiset resurssina hoitamaan kokonaisuus kunnialla maaliin. Kysynpä näin: Kuinka kalliiksi puolihuolimattomasti ja oman työn ohella toteutettu ICT-projekti lopulta tulee, jollei muutosta viedä ammattimaisesti ja suoraviivaisesti eteenpäin?

    Työtapojen muutos

    Mielestäni tärkein asia on loppukäyttäjien koulutus ja työtapojen muutos. Monelle meidänkin Asiakkaallemme on otettu käyttöön hienot Microsoftin pilvipalvelut, näistä tunnetuimpana Office 365. Teknisesti projektit ovat sujuneet maaliin, mutta monesti miten nuo pilvimaailman tarjoamat hyödyt on otettu käyttöön työn tuottavuuden näkökulmasta vaillinaisesti. 

    Lue blogi

    Mitäpä jos tällä kerralla uusi järjestelmä otettaisiin käyttöön niin, että loppukäyttäjäkin ymmärtäisi tavoitellun hyödyn ja mitä kaikkea mahdollisuuksia se tarjoaa - työn tekemistä sujuvoittaen. Osaavan projektipäällikön ja tekniikkagurujen tekemisen rinnalla muutos tulee viestiä sujuvasti ja varmistaa järjestelmän tulevien käyttäjien, eli tuottavien työntekijöiden tarvittava osallistaminen.

    Pelkkä uuden ja hienon järjestelmän käyttöönotto ei itsessään tuo mukanaan kaaosta kummempaa, vaan muutokselle täytyy löytyä perusteltu syy. Jatkuvat kustannuspaineet ja kiire lisääntyvät, enemmän pitäisi saada tehtyä lyhyemmässä ajassa – kuluja karsien. Jotta toiminnasta saataisiin tehokkaampaa, tulisi ”järjestelmäshoppailun” sijaan suunnata katse työtapojen kehittämiseen.

    Monelle yritykselle ja organisaatiolle seuraava pakollinen siirtymä tulee olemaan Microsoft Teams -käyttöönotto, Skype for Business kun tulee jäämään kokonaan pois Microsoftin tuotevalikoimasta. Teams on reaaliaikaisen vuorovaikutuksen tiimityön alusta, joten "enemmän vähemmällä" -ajatus on mahdollista toteuttaa käytännössä.

    Toteutetaanko seuraavalla kerralla hallittu muutos yhdessä?

     

    Tomi Tähtinen
    Customer Executive
    MPY Palvelut Oyj

    Jos pidit blogistani, tilaa tulevat blogit ja uutiskirje sähköpostiisi.

    Tilaa blogi ja uutiskirje!

    Jaa kirjoitus eteenpäin: