MPY:n blogi

Lääkkeet pilvistressin hallintaan

Kirjoittaja: Jukka Puhakka 8.6.2016 11:00
Jukka Puhakka

Lirissä pilven kanssa? Tuttu tunne. Olen työssäni saanut olla mukana monissa pilvipalveluprojekteissa. Pienissä ja isoissa organisaatiossa. Pilven hyödyistä on puhuttu meidänkin blogissamme, mutta opettavaisimmat tarinat syntyvät mielestäni helpoimmin juuri huonojen kokemusten ja jopa epäonnistumisten pohjalta. Jotta oma organisaatiosi, ja sinä itse, ette ajaudu pilvistressin puolelle, kannattaa huomioida muutamia asioita.

Lääkkeet pilvistressin hallintaan

Aloita asettamalla selkeät tavoitteet

Ensimmäiseksi ”meidänkin pitää saada” -asenne kannattaa heittää pois jo heti kättelyssä projektin suunnitteluvaiheessa. Mieti sen sijaan huolellisesti: mitä haluamme saavuttaa ja mitkä ovat tavoitteemme? Miten esimerkiksi voisimme tehostaa sisäisiä prosesseja, parantaa asiakaskokemusta, lisätä työviihtyvyyttä tai vaikkapa parantaa sisäistä viestintää.

Muistan eräänkin yrityksen, jolla oli paljon henkilöstöä tien päällä ja heillä oli tarve päivittää Excel-tiedostoa tapaamisten välissä. Heidän tavoitteensa oli selkeä: päästä eroon irrallisista Exceleistä. Joillekin yrityksille yksi konkreettinen tavoite on ollut esimerkiksi sähköpostin määrän vähentäminen. Toisille taas sähköpostilaatikon koon kasvattaminen. Monilla tavoite liittyy kustannuksiin, eikä pelkästään säästöihin, vaan myös budjetointiin – kirstunvartija kiittää, kun palvelulle on selkeä hinta per nuppi.

Koska kaikkea et saa heti, älä unohda tulevaa, vaan hanki pilvipalvelut tukemaan pitkän aikavälin tavoitteita niin arkipäivän työssä kuin liiketoiminnan kehittämisessä pitkässä juoksussa.

Kartoita olemassa olevat työkalut

Kun tavoitteet ovat selvillä, on hyvä tutkia, mitä palveluja tällä hetkellä on olemassa ja miten niitä yrityksessänne käytetään. Eräässä tapauksessa yritys oli hankkinut itsellensä palvelut pilvestä, jotka ajoivat asiansa kyllä sähköpostin osalta, mutta ryhmätyö- ja tiedostonhallintapalvelujen osalta integraatio aikaisemmin ostettuihin sovelluksiin jäi toteuttamatta. Pieni selvitystyö yrityksen järjestelmistä projektin alussa kannattaa aina: se maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin tehokkaampina sisäisinä prosesseina.

Kun yhdistetään tavoite ja nykytilanne, saadaan rakennettua polku toimivaan pilven käyttöön. Vältä tekemästä projektia liian nopeasti ja liian kustannuspainotteisesti!

Huolehdi käyttöönotosta ja koulutuksesta

Raskaita pilviä, painostaa, hikoiluttaa, jossain kohta pamahtaa… En kuvaile heinäkuista ukonilmaa, vaan pilvistressin oireita. Koen niitä vieraillessani yrityksessä, johon on hankittu mitä hienoimmat pilvipalvelut, mutta silti tiedostot tallennetaan vieläkin käyttäjien omalle työpöydälle. Lisäksi samaiset tiedostot lähetetään muille työntekijöille sähköpostitse – ja tallennetaan vastaanottajan päässä toiselle työpöydälle. Mikä tavoite alussa olikaan, jossain kohtaa siitä eksyttiin.

Eräässä yrityksessä työntekijöillä ei ollut hajuakaan, että he voisivat tehdä työtään paikasta riippumatta myös konttorin ulkopuolella, eikä pakertaa päivät pitkät harmaassa toimistossa keskellä avokonttorin meluisaa äänimaailmaa. Puhumattakaan siitä, että palveluita voi ja saa käyttää halutessaan myös omalla kotitabletilla. Kun kaikki tiedostot ja tarvittavat sovellukset ovat pilvessä, ei paikka tai päätelaite enää ratkaise työn tekemisen sijaintia.

Jotta pilvipalvelut eivät jää IT:n tarkoin varjelluksi salaisuudeksi, huolehdi niiden käyttöönotosta! Tämä vaatii henkilöstön koulutusta sekä informointia uusista toimintatavoista ja panostusta sisäiseen viestintään. Jatkuvasti. Olkaa tässä tarkkana. Leipokaa siitä prosessi. Näin pilvipalvelut tehostavat ja tuottavat sitä oikeaa lisäarvoa liiketoiminnan eteenpäin viemiseen.

Näillä lääkkeillä kohti stressitöntä pilveä. Mitä mieltä sinä olet?

Jukka Puhakka
Asiakkuuspäällikkö
MPY Palvelut

Aihe: Pilvipalvelut