Liiketoimintalähtöinen IT – polkupyöriä, palloilua ja hilavitkuttimia?

Petrus Lehtimäki
Kirjoittaja: Petrus Lehtimäki 6.4.2018 8:05

Aihe: Digitalisaatio, tietohallinto, IT, liiketoiminta

Omalla agendalla vai liiketoiminnan veturina? Liiketoimintalähtöinen IT on vaikea sanayhdistelmä. Eikö lähtökohtaisesti yrityksen kaiken tekemisen tulisi olla liiketoimintalähtöistä? Mitä muutakaan se voisi olla? Voiko olla enää omaa nurkkausta, jossa puuhataan täysin omaa agendaa?

Aloitin oman työurani sisäisessä tietohallinnossa. Tuolloin oltiin vielä kuninkaita ja kuningattaria. Ehkä sieltä IT-tornista huudellessa joskus unohtui, ettei meillä pitänyt olla mitään omaa agendaa, vaan yrityksen liiketoiminnan asialla oltiin. Maailma on muuttunut nopeasti: ensin tietohallinto riisuttiin vähitellen ylimääräisestä vallasta, sen jälkeen siitä tehtiin kuluerä, kustannuspaikka. Pelkkänä kustannuspaikkana on ikävä olla tulosyksiköiden maailmassa.

Jos kuilu yleisen tietohallinnon ja liiketoiminta-IT:n välillä koetaan nykyään niin suureksi, että puhutaan erikseen liiketoimintalähtöisestä IT:stä sen toisenlaisen IT:n lisäksi, niin ovatko CDO:t ja muut digijohtajat seuraus tästä? Liiketoiminta haluaa oman edunvalvojansa IT-asioihin.liiketoiminta-pyöräily-it-mpy.jpg

Suuremmat yritykset ovatkin jo tilanteen tunnistaneet ja resursseillaan siihen reagoineet. Joku saattaa pahastua tätä lukiessaan, mutta uskallan väittää, että keskikokoisissa suomalaisissa yrityksissä asia on usein levällään. Pienissä yrityksissä taas luultavasti niin tietohallinto kuin liiketoiminta-IT ovat jonkun sivutoimena best effort -periaatteella.

Nyt kun on tullut annettua ehkä liiankin karua kuvaa tietohallinnon ja liiketoiminta-IT:n väleistä, on syytä myöntää, ettemme me palvelutoimittajatkaan mallioppilaita Asiakkaan liiketoiminnan ymmärtämisessä ole. Helposti kysymme ”Laitetaanko 24/7, 99,99 %, 15 minuuttia ja 5 000,00 €/kk -palvelu?” sen sijaan että kysyisimme miten mikäkin IT:n osa-alue näkyy asiakkaan arjen liiketoiminnassa ja sitä kautta yrittäisimme ymmärtää vaikutusta ja etsiä oikeita ratkaisuja. Ja kysymykseen liiketoimintahyötyjen mittaroinnista vastaamme ryöpyllä kryptisiä SLA-taulukoita. Tämän maailman muuttaminen vaatii toki niin meidän kuin teidänkin panosta, rakas asiakas.

Parhaat tekevät IT:stä liiketoiminnan menestystekijän

Sanovat että digitalisaatio tekee kaikkien yritysten liiketoiminnasta IT:tä. Ja parhaat onnistuvat tekemään IT:stä liiketoiminnan menestystekijän. Paljonhan tästä puhutaan, mutta viimeistään nyt pitäisi etsiä jotain käsin kosketeltavaa. Etsin sellaista keskittymällä tässä kirjoituksessa yhteen osa-alueeseen, liiketoimintasovelluksiin.

Sovellukset ja järjestelmät ovat mielessäni se liiketoiminta-IT:n konkreettinen ilmentymä, oli sitten kyse omasta, loppuasiakkaille näkyvästä sovelluskehityksestä tai sisäistä toimintaa ohjaavista järjestelmistä. Vielä kun lisätään eteen taas tuttu sana liiketoiminta. Vaikka kyllä ne tylsät tuottavuustyökalutkin usein vahvasti liiketoimintaan liittyvät. Ota myyjältä pois sähköposti ja toimistosovellukset ja katso kuinka ihminen murtuu edessäsi.

Järjestelmien kaatopaikalla on tunkua

IT, oli sitten kyse perustietotekniikasta tai liiketoiminta-IT:stä, tuntuu edelleen olevan kovin järjestelmä- ja investointikeskeistä. Seuraava järjestelmä korjaa kaiken ja pelastaa maailman. Jos kuluttaja-asiakkaat eivät ole tyytyväisiä, tehdään appi. Jos myyntitavoitteisiin ei päästä, ehkäpä verkkokauppa korjaisi asian. Jos prosessit eivät tunnu toimivan, toiminnanohjausjärjestelmä saattaisi pelastaa yöunet. Niinpä sovelluksia kertyy kuin polkupyöriä meikäläisen varastoon. Valitettavasti entisistä ei päästä eroon, kun jo uusia rakennetaan, riippuvuudet ovat dokumentoituna kahvipöydässä istuvien konkareiden päissä, eikä kukaan istu elinkaaren päällä. Pääkäyttäjääkään ei ole ollut aikoihin, sitten edellisen jäätyä eläkkeelle.

Ei tämän mystistä tarvitse olla: ajantasaisen ja ylläpidetyn sovelluskartan avulla saadaan homma haltuun kriittisimmiltä osin. Kuvataan miten eri järjestelmät liittyvät kuhunkin liiketoimintaprosessiin, tai toisiinsa, minkälaisia integraatioita väleissä on ja miksi, minkälainen elinkaari järjestelmillä on, kuka on omistaja liiketoiminnan puolella ja kuka pääkäyttäjä? Omistaja ja pääkäyttäjä kun ovat liiketoiminnallisia rooleja, ei tietohallinnon rooleja. Samalla kaavalla minäkin ymmärrän, että varastosta löytyy jo polkupyörä tähänkin tarkoitukseen. Neljättä ei tarvitse, kun järjestyksessä toinenkin on niin vähällä käytöllä. Säännöllinen huolto tosin tekisi hyvää.

Valmentaja kehiin!

Kun lopulta tuo edellinen harjoitus on piirretty auki ja meillä on tiedossa minkälaisia pelipaikkoja ja pelaajia meillä on, pitäisi alkaa kehittämään pelaajia ja voittamaan pelejä. Tarvitaan vuosisuunnittelua, koordinointia, kehittämistarpeiden edistämistä, toistuvia kontrolleja ja käytössä olevan tiedon hyödyntämistä. Jos yrityksessä ei ole yhtään valmentajaa - tai edes sellaiseksi aikovaa - omasta takaa, voi aina kysyä apua kaverilta. Toisaalta, jos vastuunottoa ja motivaatiota löytyy, mutta rakenteen ja prosessien osalta pöytä näyttää tyhjälle, apua löytyy osaavilta kumppaneilta.

MPY:n sovellustenhallintakokonaisuus on nimenomaan hyvä valmentaja, muttei pysty pelaamaan tai tekemään maaleja asiakkaan puolesta. Vaikka pelaajia voidaan lyhyellä aikavälillä lainata, kyllä yrityksen tulisi omata liiketoimintansa paras ymmärrys. Ja vaikka pelaajia voisikin lainata, seurajohtoa tuskin voi hankkia ulkopuolelta. Sovellustenhallinta auttaa seurajohtoa laatimaan strategian, jos sitä ei ole, sekä tuo sen toteuttamiseksi valmiit, voittaviksi todetut taktiikat pöytään. Tämän jälkeen seurataan päivästä toiseen, että valittu taktiikka toimii, valmennetaan pelaajia ja toisaalta toimitaan vahvasti yhteistyössä seurajohdon kanssa sparraamisen, laaturaporttien ja yhteenvetojen kautta. Valmentajan pitää myös huolehtia, että perusasiat, kuten tietoturva ja EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset, otetaan huomioon. Että ne ovat asianmukaisesti kuvattuina ja toteutuvat myös liiketoimintajärjestelmien osalta.

Liiketoimintalähtöinen hyödyntäminen

Liiketoimintalähtöinen- IT-petrus-lehtimäki-mpy.jpgSovelluksen tai järjestelmän käyttötarkoitus ei muutu itsestään tarkoituksenmukaiseksi käytöksi. Jos ihmiset eivät ole motivoituneita, eli eivät näe yhteyttä järjestelmän ja liiketoiminnan arjen välillä – tai koulutettuja ja tuettuja, eli osaa hyödyntää tätä yhteyttä arjen käyttötapauksina – meillä on käsissä jälleen yksi tekninen käyttöönotto, jossa joku kallis hilavitkutin on saatu toisten kalliiden päristimien kaveriksi.

Todennäköisesti liiketoiminta on edistänyt sovellustoimittajan kanssa pitkälle keskenään, ehkä tarpeeseen on hommattu nopeus ja helppous edellä joku sopiva pilvipalvelu.

Ehkei IT-osasto ollut silloin viime kerrallakaan kovin innostunut ja yhteistyökykyinen tai tarpeeksi nopea, jätetään pois hidastamasta. Ehkä omaa syytään, ehkä ei, mutta IT-osastolle jää ne ikävät työt siellä jonon perällä. Jokainen jonosta riviin muodostelmaa vaihtanut tietää, että viimeinen kaveri juoksee eniten.

Tietämys, tuki ja jalkautus ovat onnistumisen kannalta olennaisia. Järjestelmää ei käytetä itse järjestelmän vuoksi, vaan tuottamaan haluttuja lopputuloksia, siksipä osaaminen ja motivaatio tulisi olla keskiössä.

Valmiista on hyvä aloittaa

Usein tarina yrityksen tietohallinnolle ja liikkeenjohdollekin on tylsän perusarjen ulkoistaminen, jotta asiakas pääsee keskittämään ponnistelunsa liiketoiminnalle tärkeisiin alueisiin, ehkäpä niihin kivoihin kehityshommiin. Voisiko joskus olla niin, että asiakas itse on hyvä nimenomaan arjen jatkuvuuden pyörittämisessä, mutta tarvitsisikin apua nimenomaan sillanrakennuksessa tieto-hallinnon ja liiketoiminnan välille? Tai jonkun ottamaan valmentajan roolia liiketoiminta-IT:ssä. Joskushan tarve voi olla kaikkea tätä, silloinkin tiedätte mistä voi ainakin kysyä apua. On helpompaa lähteä liikkeelle, kun jollakin on jo valmiit palaset, rakenteet ja työkalut tarjolla.

Petrus Lehtimäki
MPY Palvelut 

Kirjoittaja on palvelutuotteistuksen asiantuntija ja tarjooman piällysmies, joka yrittää tietotyöltään ehtiä myös pyöräilemään.

Pikaopas: energiayhtiöiden tietohallinto