Mitä yritysten tulisi huomioida siirryttäessä etätyöskentelyyn — 7 kohdan lista

    Milla Koivuluoma
    Kirjoittaja: Milla Koivuluoma 17.3.2020

    Aihe: Työn tekemisen ratkaisut

    Koronavirus (Covid-19) leviää nopeasti ja on muuttunut pandemiaksi. Yrityksissä kiristetään nopeaan tahtiin matkustusrajoitteita, vierailijakäytäntöjä ja etätyökäytäntöjä. Etätyö on onneksi monissa yrityksissä mahdollista ja tietyillä teknisillä toimenpiteillä läsnätyö on muutettavissa etätyöksi nopeallakin aikataululla. 

    Mitä yritysten tulisi siis huomioida siirryttäessä etätyöskentelyn pariin? Listasimme muutaman perusasian, jotka olisi erityisen hyvä huomioida ja miettiä etätyötä suunniteltaessa.

    dc-cta-banner

    Huomioi ainakin nämä kriittiset kysymykset:

    1. Mitä töitä ihmiset voivat tehdä etänä?

    Onko yrityksessäsi työtä, jonka tekeminen etänä ei ole mahdollista. Tiedämme kaikki, että monet palvelualan ammatit vaativat fyysistä läsnäoloa. Tietotyötä tekevät yritykset voivat kuitenkin tehdä suurimman osan työstä etänä, ainakin väliaikaisesti.

    2. Vaatiiko etätöiden mahdollistaminen ja siihen siirtyminen toimia tai ohjeistuksia?

    Melko usein yritys, jossa etätyö on arkea, on tehnyt etätyöpolitiikan. Siinä määritetään missä ja miten etätyötä tehdään. Etätyöpolitiikka voi olla kevytkin, mutta se antaa varmuutta niin työntekijälle kuin työnantajallekin siitä, että pelisäännöt on selkeät. Mieti, onko nyt syytä tehdä lyhyt ohjeistus etätyötä tekeville, mikäli yrityksessäsi sellaista ei ole ollut?

    3. Onko liiketoiminnan kannalta kriittisiä henkilöitä, joiden olisi hyvä maksimoida etätöiden tekeminen välittömästi?

    Kriisitilanteissa on varmistettava, että tietyt toiminnot ja tehtävät tulee tehdyksi. Moni yritys on tehnyt tätä varten varautumissuunnitelman. Mikä on tilanne teidän yrityksen varautumissuunnitelman osalta?

    4. Millaisia työvälineillä ihmiset toimivat, onko etätyö käytännössä mahdollista?

    Etätyö onnistuu, jos yrityksen työntekijöillä on kannettavat tietokoneet, kotona laajakaistayhteydet sekä tietoturva kunnossa. Etäyhteys vaatii turvallisen kirjautumisen yrityksen tietoihin.

    Jos kotitoimistoa varten tarvitaan laitehankintoja on huomioitavaa, että laitteiden saatavuuksissa voi nyt olla vaihtelua, johtuen komponenttien saatavuusongelmista Kiinasta.

    5. Kannettavaan tietokoneen tietoturva

    Koneiden tietoturvasta on muistettava pitää huolta etätöissä ja koneita kuljetetaan asianmukaisissa laukuissa. Huijausviestien ja haittaohjelmien levittäjät käyttävät usein hyväkseen ajankohtaisia, tunteita herättäviä aiheita ihmisten huijaamiseen, näin on käynyt myös koronaviruksen osalta. Kyberturvallisuuskeskus on saanut tietoonsa, että Suomen lähialueen maihin on lähetetty COVID-19 aiheista sähköpostihaittaohjelmaa.

    6.Onko toimia, jotka pystytään tekemään vain toimistolta tai laitteita, joita ei voida siirtää kotitoimistoon? Kuinka nämä toimet voidaan varmistaa?

    Miten nämä järjestetään erikoistilanteissa, onko tämä huomioitu varautumissuunnitelmassa?

    7. Kannustakaa ihmisiä pitämään palaverit etäyhteyden, esimerkiksi Microsoft Teamsin välityksellä.

    Virtuaalipalaverit paitsi säästävät aikaa myös luontoa. Matkustaminen vähenee ja näin myös siihen käytetty aika. Toimivan etätyöpalaverin vaatii 100 % sitoutumista kokouksen järjestäjältä ja osallistujilta. Muista valmistautua palaveriin ja ole aktiivinen. 

    Meillä MPY:llä on myös ryhdytty toimiin koronaviruksen leviämisen estämiseksi. Etätyöskely on ollut normaali käytäntö jo pidemmän aikaa ja organisaatiomme laitteet, sovellukset ja toimintatavat mahdollistavat kitkattoman työskentelyn ajasta ja paikasta riippumatta. Voimme tarjota myös sinun yritykselle modernit ja turvalliset etätyömahdollisuudet, aina laitehankinnoista Microsoftin työkaluihin.

    Kynynen banneri 1400x400

     

     

    Jaa kirjoitus eteenpäin: