Moni ei lue käyttöohjeita ja siksi käyttää myös Microsoft 365 -palveluita vanhanaikaisesti. Tiedätkö edes, mitä menetät?

    Viimeistään korona osoitti yrityksille asianmukaisten työkalujen, ohjelmien ja etätyöstrategian tärkeyden liiketoiminnan jatkuvuuden ja tehokkuuden kannalta. Microsoft 365 -palveluista löytyy työkalut monipuoliseen tekemiseen mutta usein monien ominaisuuksien hyödyntäminen jää toisten, maksullisten työkalujen jalkoihin. Kannattaisiko sinunkin ottaa ohjekirja kauniiseen käteen ja säästää samalla muutama euro?

    Tiimeissä tietotyön tekemisessä ei ole mitään uutta auringon alla sinänsä mutta työkalut sen tekemiseen niin lähi- kuin etätyössä ovat kehittyneet hurjasti. Siitä huolimatta, kun katsotaan työkalujen hyödyntämisen tasoa, se jää yllättävän pieneksi. Voisi siis sanoa, että kehitys kehittyy käytännön kehityksestä irrallisena ja siinä olisi yhdellä jos toisella peiliin katsomisen paikka. Tilanne on kuitenkin helppo korjata kunhan hoksaa, että asiaa pitää tarkastella useammasta näkökulmasta.

    "Kun katsotaan työkalujen hyödyntämisen tasoa, se jää yllättävän pieneksi."

    Kuten sanottua, nykyaikana työkaluista etä- ja lähitiimityön tekeminen ei jää kiinni. Microsoft 365 -työkaluista löytyy enemmän kuin kattavat välineet tehdä tiimityötä niin toimistolla yhdessä kuin etänä useasta paikasta yhtä aikaa. M365-työkalut ovat myös poikkeuksetta mobiiliyhteensopivia, joten työntekoa ei tarvitse rajoittaa myöskään työpöydän ääreen. Kikka on kuitenkin siinä, miten työkaluja käyttää tekniseltä kannalta mutta myöskin toimintakulttuurin kannalta – tehokkuutta ja taloudellisuutta on vaikea lisätä, jos ei tiedä missä tehostaa ja missä on päällekkäisyyksiä. Joskus vain täytyy ottaa kuvainnollinen ohjekirja kauniiseen käteen ja tutustua kaikkeen siihen, mitä menettää jos toimii vain niin kuin aina ennenkin.

    "Me ollaan aina tehty näin" – mutta onko näin enää tehokasta?

    Tänä keväänä ja kesänä tutuksi tulleet etäpalaverit ovat varmasti tehneet Microsoft Teamsin monelle tutuksi. Lisääntyneestä käytöstä huolimatta karkeasti arvioiden vain 20 prosenttia Teamsin ominaisuuksista on oikeasti hyötykäytössä. Joillekin Teams on vain moderni Skype, jota käytetään palavereihin, neuvotteluihin ja pikaviestimenä. Se tuo kuitenkin mukanaan lisää vapaamuotoisuutta vaikkapa juuri Skypeen verrattuna ja tämä myös usein unohtuu.

    Microsoft 365 -palvelupaketissa juuri Teams on keskiössä kaikki työkalut yhteen kokoavana alustana. Esimerkiksi Teamsin kautta jaettuna työstettävät tiedostot pysyvät ajan tasalla iteroituine versioineen kaikkien saatavilla, tarvittaessa myös organisaation ulkopuolella. Näin ollen ei olisi mikään pakko lähetellä välittömästi vanhentuvia tekstitiedostoja sähköpostitse osapuolten kesken, mikä vielä pakottaa keräämään eri henkilöiden kommentit ja korjaukset taas uuteen dokumenttiversioon.

    Click me

    Yhtälailla Microsoft 365 -palveluista löytyy muitakin ominaisuuksia, jotka voivat parhaimmillaan korvata muita, pahimmillaan maksullisiakin työkaluja. Esimerkiksi M365-kattaukseen kuuluva Planner on pienemmän organisaation tarpeisiin pätevä tehtävienhallintatyökalu, jolla koordinoida tiimin tekemisiä. Ja se on varmasti tehokkaampi käyttää, kuin itse tehty Excel-taulukko omalla koneella, verkkolevyllä tai intrassa. Intran suhteen taas Teams hyötyy synergiasta SharePointin kanssa, minkä ansiosta intran sisällöt ovat saatavilla myös Teamsissä. Tiimityön tekeminen on siis oikeasti helppoa, kun tarvittavat palaset ovat yhdessä kasassa, eikä kuvainnollista palapeliä tarvitse koota hajallaan eri paikoissa olevista palasista.

    Ominaisuusluettelon läpikäynti ei tee koulutuksesta hyvää

    Teams-työskentelyn kätevyydestä huolimatta monilla vanhat tavat istuvat syvässä ja sen myötä vaikkapa juuri ajantasaisten työtiedostojen löytäminen voi olla välillä tarpeettoman työlästä. Mikä sitten neuvoksi, kun uusia työkaluja käytetään niin kuin vanhoja työkaluja aina ennenkin? Tekninen käyttökoulutus on aina paikallaan ja varsinkin siirryttäessä Microsoft 365 -palveluihin alkukoulutus on oleellinen tekijä tehokkaamman ja sujuvamman työskentelyn tavoittelussa.

    Silti, eteen on varmasti tullut tilanteita, joissa huomaa ettei pelkkä alkukäyttökoulutus kuitenkaan aina riitä poistamaan vanhoja tapoja – vanhat tavat kuitenkin istuvat syvässä. Siksi onkin tärkeää, että pelkän käyttökoulutuksen lisäksi koulutusta kohdistetaan myös yrityskulttuuriin ja yrityksessä sisäisesti työstetään työn toimintamalleja. Me MPY:lläkin järjestämme koulutuksia niin M365-palveluiden peruskäyttöön kuin pidempiä koulutuksia prosessien tehostamiseen.

    Prosessien tehostamisessa keskiössä ovat itse työntekijät, sillä heiltä löytää parhaimmin tiedon siitä, mitkä prosessit toimivat ja mitkä ovat hidasteita. Kuuntelemalla heitä saa usein ajantasaisimman ja tarkimman kuvan siitä, missä työskentelyn ja järjestelmien käytön tai tiimityön toimintamallien kipupisteet ovat.

    Iso pyörä pyörimään

    Kun toimintamallit on pantu kuntoon porukalla huomaa välittömästi, miten paljon jo sähköpostiliikenne vähenee oikeilla työkalujen käyttötavalla. Konkreettisia hyötyjä löytyy organisaatiosta riippuen useilta eri työn osa-alueilta eivätkä meidän koulutukset ole koskaan täysin yksipuolisia. Vaikka olemmekin IT-asiantuntijoita ja itsekin Microsoft-työkalujen asiantuntija, nousee koulutuksissa esille myös toimintamalleihin ja työtapoihin liittyen asioita, joista mekin voimme oppia ja joita voimme hyödyntää myöhemmissä koulutuksissa. Kehitys ei siis lopu siihen, kun me suljemme ohjekirjan.

    Kaiken kaikkiaan uusien työkalujen opettelusta tai jo käytössä oleviin työkaluihin paremmin perehtymisessä on kyse siitä, että tehostetaan työtä niin paremman tekemisen kuin liiketoiminnan kehittämisen hyväksi. Kyse ei kuitenkaan ole siitä, että toimintamallien ja työnteon suhteen oltaisiin keksimässä pyörää uudelleen – ennemminkin kyse on siitä, että hiotaan pyörästä turhia kulmia, jotta se pyörisi entistä sulavammin. Eikä siitä ole haittaa kenellekään.

    Onko sinun yritykselläsi jo käytössä Microsoft 365 -palvelut ja kaipaisit niiden käyttöön tehoa? Ota yhteyttä – jo vartin konsultaatiolla voimme yhdessä määritellä sinulle parhaan koulutuksen, tarvittaessa räätälöitynä. 

    Lue myös lisää Microsoft 365 -työkaluista ja tarjoamistamme palveluista, mikäli kaipaat yrityksesi käyttöön tehokkaita ja kattavia palveluita tiimityöskentelyyn. Muut yritysten IT-palvelut saat meiltä Sisäistyspalveluna.

    Kaipaako yrityksesi sisäistämistä? Tutustu.

    Jaa kirjoitus eteenpäin: