Palaveri- ja tiimityöskentelykäytäntöjä voi ja on aika uusia – eikä se johdu vain kuluvasta vuodesta

    Lauri Vaittinen
    Kirjoittaja: Lauri Vaittinen 17.6.2020

    Aihe: Työn tekemisen ratkaisut

    Työnteko muuttuu jatkuvast ja vaatii entistä enemmän ja tehokkaampaa yhteistyötä – monesti vielä niin, että osapuolet ovat eri paikoissa. Tämän kevään COVID-19-pandemia ei ole muutokseen syypää, mutta siitä johtuen asia on korostunut. Muutos näkyy myös asiakkaissamme eikä se ole jäänyt meillä noteeraamatta.

    Kotona vanha näyttö, toimistolla vanhempi projektori. Äänet toistuvat näytön kautta tai erilliset kaiuttimet ovat vaikea kytkeä, jos edes toimivat. Toimiston neuvotteluhuoneessa on oikea johtoviidakko ja oikean johdon löytymiseen tarvitaan koko ryhmää – adapterikin voi olla tarpeen eikä sitä nyt löydy. Milläs me muuten nyt jaetaan tämä esitys toiseen päähän?

    Kuulostiko mikään kohta edeltä tutulta? Jokainen meistä on joskus istunut huonossa palaverissa: paljonko tämä vie työaikaa, paljonko se maksaa ja miten asiat olisi mahdollista tehdä fiksummin. Nämä mietteet ovat olleet jo vallalla jo ennen tänä keväänä suurimman osan etätöihin ajanutta COVID-19:a. Palaverikäytännöt ovat muuttuneet rytinällä ja matkustusrajoitteet ovat muuttaneet myös asiakas- ja kumppanipalavereita. Etätyö on siis todellinen megatrendi vuonna 2020.

    "Laskeppa vaikka huviksesi, paljonko maksaa 10-henkisen asiantuntijatiimin aika, jos keskimäärin viisi minuuttia palaverista tuhraantuu teknisten ongelmien selvittelyyn."

    Tuottavuutta mietitäessä usein pohditaan oman työnteon optimointia ja prosesseja mutta myös kokousten tehokkuus vaikuttaa tuottavuuteen. Siksi kokousten järjestelyiden ja laitteiden, niin etä- kuin lähityössä, tulisi olla mahdollisimman sujuvia ja helppokäyttöisiä. Laskeppa vaikka huviksesi, paljonko maksaa 10-henkisen asiantuntijatiimin aika, jos keskimäärin viisi minuuttia palaverista tuhraantuu teknisten ongelmien selvittelyyn. Mikä siis neuvoksi, kun omien tilojen tai etäneuvottelulaitteiden uusiminen on ajankohtaista?

    Microsoft Teams tehokkaan etätyön alustaksi

    Etätyön A ja O on tehokas tiedon välittyminen sekä materiaalien saatavuus kaikkien osapuolten kesken. Myös Ciscon tekemän tutkimuksen mukaan jopa 65 prosenttia työntekijöistä kokee, että yhteistyötä varten tehdyt työkalut lisäävät henkilökohtaista tuottavuutta. Me MPY:llä tarjoamme Microsoft Teams -alustaa tehokkaan tiimityön edistämiseen niin etä- kuin läsnätyössä. Teamsissa on helppoa jakaa etätoimistolla työstettyjä yhteisiä materiaaleja, minkä lisäksi myös yhtäaikainen työstö onnistuu mutkitta.

    Teamsin monipuolisuutta tukee myös se, että se sisältää kaikki Microsoftin Office 365 -toiminnot ja ohjelmistot: Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Onenote, Planner, Power BI ja Delve. Näiden lisäksi Teams on mukautettavissa tukemaan kolmansien osapuolien ilmoituksia ja päivityksiä. Näin ollen on helppo oikeasti keskittää vaikkapa asiakkuuteen liittyvää tietoa yhteen paikkaan asianosaisten saataville.

    Materiaalien keskittämisen lisäksi Teamsilla hoituvat sekä etäpalaverit että keskustelut. Keskittämällä sisäistä viestintää Teamsiin on helppoa vähentää sisäisten sähköpostien määrää. Tämä ei kuitenkaan vaikeuta tiedon löytämistä, sillä Teamsillä keskusteluita pystyy ketjuttamaan. Halutessaan on silloin helppoa vaikka ulkoistaa ulospäin käytävä yhteydenpito sähköpostiin ja keskittää sisäistä viestintää yhdelle alustalle – silläkään ei ole väliä onko osa käyttäjistä etätoimistolla, matkalla vai toimipisteellä.

    Kun Teamsia käyttää sisäiseen kommunikaatioon, on helppo yhdistää sekä viralliset työasiat että kepeämmät kahvihuonekeskustelut – jälkimmäiset ovat erityisen tärkeitä näin laajamittaisen etätyöskentelyn aikakaudella. Kannattaakin keskustella työpaikalla mahdollisista yhteisistä etäkahvihetkistä, joilla pitää yllä ryhmähenkeä. Ryhmähenki kantaa kauas tällaisinakin poikkeusaikoina.

    Mitä tehdään kun palataan toimistolle?

    Etätyökauden jatkuminen nyt on ainakin varmaa, mutta ennemmin tai myöhemmin työnteko siirtyy takaisin toimistoympäristöön. Siinä vaiheessa on ehtinyt muodostua kuva oman työn teho- ja tehottomuuspisteistä mutta paluu toimistoarkeen voi olla karu. Silloin palataan myös neuvottelu- ja yhteiskäyttötiloihin ja niiden kipupisteisiin. Onneksi niitäkin pystytään ratkomaan näppärästi, kun sen aika koittaa.dc-cta-banner

    MPY Teams Neuvotteluhuoneratkaisu mahdollistaa monipuolisen kommunikoinnin ja yhteistyön ilman, että kokoukseen tai työpajaan osallistuvat henkilöt ovat fyysisesti samassa paikassa.

    Teams Neuvotteluhuoneratkaisu toteutetaan fyysiseen neuvottelutilaan. Se mahdollistaa sujuvan yhteisen neuvotteluhuonekokemuksen, Microsoft Teams-ominaisuuksilla, osallistujien fyysisestä sijainnista riippumatta. Palvelu sisältää Teams huoneen teknisen toteutuksen ja laitteet tarkoituksenmukaisessa laajuudessa. Lisäksi huolehdimme kumppaniverkostomme kautta tarvittaessa myös neuvottelutilan muokkauksen ratkaisua varten. Tekninen toteutus sisältää aina neuvottelutilaan asennettavan käyttöpaneelin ja sen yhdistämisen muihin laitteisiin. Teams huone -ratkaisu toteutetaan aina asiakkaalle tarkoituksenmukaisessa laajuudessa ja pystytään toteuttamaan myös asiakkaan jo olemassa olevia näyttölaitteita hyödyntäen. Ratkaisun laajuus riippuu fyysisen neuvotteluhuoneen koosta ja siitä, kuinka monta fyysistä neuvotteluhuonetta kokonaisuuteen sisällytetään.

    Käyttöpaneelin lisäksi Teams-huoneeseen tarvitaan aina näyttö, kamera(t) ja mikrofoni(t). Teams-huone -palveluun on lisäpalveluna mahdollista sisällyttää myös digitaalinen kosketusnäyttö, joka toimii kokouksissa ja työpajoissa sähköisesti jaettuna valko-/fläppitauluna. MPY:n toimittamat laitteet tässä palvelussa ovat Microsoft Teams -käyttöön sertifioituja.

    Mikäli aprikoit MPY  Neuvotteluhuoneratkaisun tai Microsoft Teamsin sopivuutta omiin ja yrityksesi tarpeisiin, niin huoli pois. Meiltä löydät oppaan aiheesta, minkä lisäksi meiltä saa nopeita 15 minuutin pikakonsultaatiota Teams-asiantuntijaltamme. Varaa aika vaikka heti!

    Jo esiteltyjen ratkaisujen lisäksi voimme tarjota sinulle Sisäistyspalveluna muutkin yrityksesi liiketoimintaan sopivimmat laitteet, tietohallinnon, tietoturvan ja kattavat auditoinnit, kuten vaikka Lenovon tehokkaat työasemat.

     

    MPY teams neuvotteluhuoneratkaisut opas CTA-1

     

    Jaa kirjoitus eteenpäin: