Robotti ei vie työtäsi – se tekee sinusta asiantuntijan

    Sami Pulkkinen
    Kirjoittaja: Sami Pulkkinen 16.4.2019

    Aihe: Digitalisaatio, MPY, Robotisaatio, Taloushallinto

    Lukuaika n. 2min 30s

    Roboteista ja tekoälystä puhuttaessa törmää usein ajatukseen, että robotit vievät ihmisiltä työpaikat. Vaikka robotit tulisivatkin korvaamaan tiettyjä töitä, se samalla vapauttaa resursseja parempaan käyttöön. Robottien avulla asiantuntijoista voidaan tehdä taas asiantuntijoita. Näin tehdään ainakin MPY:llä.

    Meillä MPY:llä aloitettiin teknologia- ja palvelukehitysyksikön johdolla Digitalisaatiopolku-projekti, eräänlainen digiauditointi, jossa tutkailtiin kaikkia meidän hallinnon prosesseja. Auditoinnin pohjalta huomasimme, että meillä on laskutuksessa prosesseja, joissa automaatioastetta voi ja pitää parantaa merkittävästi. Miten siis reagoimme? Ryhdyimme tuumasta toimeen.

    Automatisaatiossa tai robotisaatiossa on monia asteita, joista RPA, Robotic Process Automation, on alemman asteen automatisaatiota. RPA:ssa robotti ei sisällä tekoälyä, vaan se toteuttaa sille opetettuja rutiineja. Robotti kuitenkin voi tehdä rutiinejaan vaikka 24/7 - mitä sinä tekisit sillä ajalla, jonka voisit säästää rutiineista? Esimerkiksi taloushallinnossa on paljon rutiinitoimenpiteitä, joita asiantuntijat hoitavat.

    Ei automaatiota automaation tähden

    MPY:llä automatisaation toteuttamista lähdettiin kokeilemaan kumppanin kanssa Proof of Concept -hankkeena (PoC). PoC-hanke polkaistiin käyntiin joulun alla ja tulokset saimme maaliskuun alkupuolella käyttöömme. Tämän tyyppisiä hankkeita tullaan jatkossakin tekemään ja niiden pohjalta työstetään myös tulevia asiakkaille tarjottavia palveluita.

    Auditoinnin lähtökohtana ei ollut automaatio, vaan prosessien järkeistäminen ja kehittäminen. Auditoinnin kohteina olevien pitkien prosessien muutokset vaativat usein pitkäaikaisia järjestelmäkehityshankkeita. RPA:n avulla voidaan kuitenkin saada esim. vanhoille järjestelmille lisää käyttöikää, kun tiedonsiirrot mahdollistetaan vaikkapa kuvantunnistuksen avulla. Näin saadaan automaatioita nopeammin käyttöön.

    Mekin huomasimme, että meidän laskutuksen alkuvaiheessa kerättiin dataa, jolla ei lopputuloksen kannalta ollut mitään merkitystä. Kannattaako sellaista työvaihetta viedä robotille, tai ylipäätänsä edes tehdä? Prosessien sisäinen tarkastelu tekee varmasti hyvää organisaatiolle kuin organisaatiolle silloin tällöin, koska se auttaa pitämään prosessit tehokkaina. Kun mukaan otetaan vielä automaatio, tuottavuus paranee merkittävästi.

     

    ”Prosessien sisäinen tarkastelu tekee varmasti hyvää organisaatiolle kuin organisaatiolle silloin tällöin, koska se auttaa pitämään prosessit tehokkaina.”

     

    Annetaan asiantuntijoiden olla asiantuntijoita

    Löysimme myös auditoinnissa laskutuksesta vaiheen, jossa työlaskudataa siirrettiin tiketöintijärjestelmästä välitiedoston kautta laskutusjärjestelmään. Kuukaudessa tällaiseen rutiiniin saattoi mennä neljä työpäivää asiantuntijoilta – huolellinen työ on hyvin aikaa vievää.

    Mutta, koska automaatio on nyt mahdollista, miksi sitä ei hyödynnettäisi juuri tällaisissa työvaiheissa? Järjestelmä-, integraatio- ja kokonaisprosessien päivittäminen on seuraava askel mutta se vie enemmän aikaa. Jo nyt yksinkertaisten prosessien automaatiolla vapautetaan asiantuntijoiden aikaa nimenomaan asiantuntijuutta vaativiin tehtäviin rutiininomaisten tiedonsiirtojen sijaan.

    Miten sitten tunnistetaan prosessien rosot, mutkat ja ongelmakohdat, joita voidaan kehittää? Tärkeintä on se, että oikeat henkilöt osallistuvat ja sitoutuvat kehittämään prosesseja. Meidän hankkeessa mukana oli teknologia- ja palvelukehityksen tiimi, talousjohtaja sekä teknologia- ja talousasiantuntijat. Talousjohtaja vastaa kaikista taloushallinnon prosesseista ja asiantuntijat tuntevat prosessit läpikotaisin. Teknologiaosaajat puolestaan pystyvät rakentamaan automaatioympäristöt ja jatkokehittämään niitä.

     

    ”Tärkeintä on se, että oikeat henkilöt osallistuvat ja sitoutuvat kehittämään prosesseja.”

     

    Pähkinänkuoressa: jotta voit kehittää prosesseja, sinun täytyy saada oleelliset osapuolet sitoutumaan kehitykseen vahvasti ja alusta lähtien. Oikeat ihmiset ja riittävä sitoutuminen tarpeeksi isolla tasolla mahdollistavat onnistumisesi.

     

    Voisimmeko me auttaa sinua prosessiesi automatisoinnin kanssa?

     

    Sami Pulkkinen
    Talouspäällikkö
    MPY Palvelut 

    Blogin kirjoittaja Sami Pulkkinen toimii MPY Palveluilla talouspäällikkönä. Sami nauttii monipuolisista, vastuullisista ja haastavista taloushallinnon tehtävistä. Tällä hetkellä hän perehtyy erityisesti taloushallinnon prosessien kehittämiseen automaation näkökulmasta ja robotisaation tuomiin mahdollisuuksiin.

     

    Jos pidit blogistani, tilaa tulevat blogit ja uutiskirje sähköpostiisi.

    Tilaa blogi ja uutiskirje!

     

    Jaa kirjoitus eteenpäin: