Tietojärjestelmien konmaritus on tätä päivää – joko olet kokeillut?

Olen työurani aikana saanut ilon työskennellä laajojen työkaluportfolioiden kanssa kaiken kokoisissa yrityksissä. Se mikä aluksi yllätti, mutta ei yllätä enää, on se, että aina avatessani kannen yritysten tiedonhallinnan salkkuun – salkku muistuttaa Maija Poppasen laukkua. Järjestelmiä löytyy jokaiseen lähtöön. Tämä koskettaa niin kasvuyrityksiä, kuin myös yrityksiä, joilla on pitkä historia. Tämä on normaalisti täysin hyväksyttävää, mikäli johto tietää ja ymmärtää, mitä kaikkea yritykselle on hankittu ja mistä maksetaan.

Mitä laajempi työkaluportfolio on, sitä todennäköisemmin joukosta löytyy niitä testiin otettuja, unohdettuja, aikansa eläneitä dinosauruksia, trendien huipulla olevia tai sitten yrityksen perustarpeet tyydyttäviä sovelluksia.

Todella usein kuulen kommentin, että järjestelmä otettiin käyttöön, mutta jostain syystä työntekijät eivät ole ottaneet työkalua käyttöönsä ja käyttävät edelleen jotain muita sovelluksia tietojensa käsittelyyn ja tallentamiseen. Järjestelmä on kuitenkin edelleen käytössä ja ylläpidosta maksetaan. 

Tilanteet ja tilanteeseen johtaneet syyt siis vaihtelevat. Se mikä yritysjohtoa kiinnostavat ovat kustannukset. Jokainen järjestelmä portfoliossa maksaa. Yleisimmin ajatellaan, että kiinteä vuosikustannus syntyy järjestelmän perusmaksusta, joka ei luonnollisestikaan pidä paikkansa.

Järjestelmän kustannukset koostuvat karkeasti seuraavista alueista:

  • lisenssit/ käyttömaksut,
  • ylläpito ja kehitys sovellustoimittajan toimesta,
  • sisäinen järjestelmän ylläpito, kehitys ja käyttäjien koulutus, käyttöönotto,
  • alustan ylläpito ja siihen liittyvät lisenssit,
  • integraatioista.

Voisiko näistä luopua?

Luopuminen on aina vaikeaa, olipa kyse sitten tärkeästä esineestä tai jostain vähän suuremmasta asiasta. Psykologit sanovat, että luopumispäätökset ovat vaikeita, koska ihmisellä on taipumus mitata arvoaan ihmisenä omistamiensa tavaroiden perusteella. Minäkuvaa rakennetaan omistusten kautta ja alitajuisesti pelkäämme luopua asioista, koska se saa meidät näyttämään ihmiseltä, joka ei ole saavuttanut yhtään mitään. Onneksi yrityksissä psykologinen perustelu säilyttämiselle on eri, mutta ajatuksessa on jotain oikeaakin. Yleisimmin pelätään, entä jos siellä onkin jo jotain mitä saatetaan tarvita myöhemmin, entä jos järjestelmä olisi sittenkin hyvä. Useimmiten on kyse vain siitä, että alasajo on vain jäänyt tekemättä.

Japanilaisen siivousgurun Marie Kondon supersuositut siivousoppaat kiteyttävät siivouksen ja tilanraivauksen ajatukseen, että kannattaa säilyttää vain ne esineet, jotka tuottavat iloa. Voisiko samalla ajatuksella raivata tilaa myös yritysten tietojärjestelmien kohdalla: säilytä vain ne järjestelmät, joista on todistetusti hyötyä ja iloa.

Sovellusympäristön kartoituksella alkuun

Sovellusympäristöön liittyvissä kartoituksissa saadaan nopeasti kokonaisvaltainen näkymä siitä, mitä järjestelmiä yrityksessä on ja millainen on niiden hallinnan taso. Näitä kartoituksia tehneenä voi helposti tehdä johtopäätöksen, että pienemmälläkin järjestelmämäärällä pärjää aivan hyvin. Kartoituksessa käydään läpi eri työkalut ja se, miten ne ovat sidoksissa toisiinsa. Näkymä kattaa pääkäyttäjätyöhön liittyvät kipupisteet ja sovellusympäristön kehittämistarpeet sekä sovellusten hallinnan prosessien tason. Tässä on kuitenkin tietohallinnon tärkeimmästä kokonaisuudesta, josta myös johto on varmasti kiinnostunut.

sovellus-kartoitus-mpy

Tärkeimpiä liiketoimintajärjestelmiä ei tietenkään voida karsia, mutta lähes aina kokonaisuudesta löytyy sellaisia järjestelmiä, jotka sitten eivät vain vastanneetkaan tarpeeseen ja jokin muu sovellus on korvannut ne jo aika päivää sitten. Alkuperäisestä järjestelmästä ei vain ole osattu luopua varmuuden vuoksi. 

Mitä pidempään yritys on toiminut, sitä enemmän listalla on niitä työkaluja ja järjestelmiä, joiden käytöstä tietoa on saatavilla vähän tai jopa ei ollenkaan. Keskisuuressa yrityksessä järjestelmien määrä kipuaa helposti yli sadan – on liiketoiminnan ja IT:n järjestelmät sekä lukematon määrä muita, joiden tarpeellisuutta ei ole kyseenalaistettu vuosikausiin, eikä karsintaa ole tehty.

Ota kustannukset haltuun – älä maksa tyhjästä

IT-kustannusten kasvu on suoraan verrannollinen järjestelmien määrän kasvuun. Järjestelmiä on pelottavan helppoa ottaa käyttöön ja kokonaisymmärrys kuluista voi olla kokonaan hämärän peitossa. Kun järjestelmiä hankitaan pilvipalveluina, niin hankinta ei välttämättä ole edes tietohallinnon tiedossa. Haastavan tilanteesta tekee se, että ellei tietohallinto ole millään tavalla tietoinen hankitusta järjestelmästä, todennäköisesti järjestelmän tietoturvaakaan ei ole analysoitu yrityksen kannalta. Pilvikelpoisten järjestelmien käyttö voi olla nopeampaa ja sujuvampaa kuin vanhojen sovellusten, mutta myös kalliimpaa ja riskialttiimpaa. PerusIT:n ulkopuolelta tulevat järjestelmät voivat aiheuttaa tietoturvariskejä, jotka kumuloituvat helposti liiketoimintariskeiksi.

Kustannustietoisuudesta jäävät helposti pois aiemmin mainitsemani järjestelmän kokonaiskulut. Lisäksi jos työkalun tietoturva on kehnolla tasolla, se voi aiheuttaa välillisesti yritykselle merkittäviä riskejä. Tietoturvallisuuteen liittyy myös tietosuoja ja kunhan lakipykälät on saatu Suomessa valmiiksi, voivat uhkakuvat sanktioista toteutua tietosuojan osalta. Kun nämä lasketaan yhteen, puhutaan todella merkittävistä kuluista, eikö totta?

Mistä lähteä liikkeelle järjestelmien karsimisessa?

Kun sovellukset on kartoitettu, löydetty ja listattu, alkaa karsiminen. Liiketoimintalueen johtajat ja pääkäyttäjät ovat avainhenkilöitä arvioimaan oman alansa työkalujen tarpeellisuutta. Kannattaa ottaa keskustelu pääkäyttäjän kanssa siitä, onko olemassa oleva järjestelmä ajan tasalla ja palveleeko se yrityksen tarpeita vielä tulevaisuudessakin, ja osaavatko kaikki loppukäyttäjät käyttää yhteistä järjestelmää ja millaisia hyötyjä saamme työkalun käytöstä?

Päätös parhaista työkaluista jää liiketoiminnalle ja sen tarpeille. Helpoimmat poistettavat sovellukset on aina nopea karsia, mutta jäljelle jää myös niitä, joihin olemme jostain syystä jääneet kiinni ilman selvää faktapohjaista tietoa. Onko niistä Marie Kondon ajatuksen mukaan iloa enää kenellekään? Olisiko ne syytä konmarittaa pois?

output_RZMFBe

Milla Koivuluoma
Tietohallintopäällikkö
MPY Palvelut 

Milla Koivuluoma toimii MPY:llä tietohallintopäällikkönä pienille ja keskisuurille yrityksille. Hän on tiedonhallinnan asiantuntija, jonka erikoisosaamista on holistinen tietohallinnon kehittäminen ja sen johtaminen. 

Jos pidit blogistani, tilaa tulevat blogit ja uutiskirje sähköpostiisi.

Tilaa blogi ja uutiskirje!