Workshop etänä - uhka vai mahdollisuus?

    Kirjoittaja: Jaana Paananen 7.4.2020

    Aihe: etätyö

    Lukuaika n. 3 min

    Workshopeissa kokoonnutaan erilaisilla kokoonpanoilla yhdessä työstämään yhteistä kehityshanketta tai ongelmaa. Kyse voi olla myös ideointiworkshopista tai vaikkapa yhteishengen nostatuksesta. Olipa aihe tai teema mikä tahansa, niin tarkoitus on koota porukka näkemyksineen saman pöydän äärelle, keskittymään yhteiseen teemaan ja sen eteenpäin viemiseen.

    Perinteisesti workshopit on järjestetty ns. face-to-face -kokoontumisina. Usein nämä on toteutettu niin, että vuokrataan yrityksen ulkopuolinen kokoustila, jotta päästään aidosti irtautumaan työarjen rutiineista ja jokapäiväisen arkiympäristön häiriötekijöistä. Samalla kohtautetaan mahdollisesti yrityksen eri toiminnoissa työskenteleviä henkilöitä, jotka eivät muuten välttämättä ole tekemisissä keskenään. Tarkoituksena on laittaa läppärit kiinni, puhelimet sivuun ja olla täysillä mukana yhteisen aiheen kimpussa.

    Tällä hetkellä elämme poikkeuksellisia aikoja liikkumis- ja kokoontumisrajoituksineen. Tilanne pistää miettimään, pitäisikö keväälle ja alkukesälle jo suunnitellut kehitys- ja muut workshopit perua tältä ajalta kokonaan.

    Mielestäni meillä on tänä päivänä saatavilla loistavia työkaluja, jotka hienosti mahdollistavat myös workshoppaamiseen digiavusteisesti. Pelkän äänen ja profiilikuvan jakamisen sijaan meillä on jo pitkään ollut mahdollisuus nähdä ja kuulla toisemme laadukkaalla videoyhteydellä reaaliajassa. Lisäksi on todella paljon vaihtoehtoisia työkaluja, joilla voidaan sähköisesti työstää materiaalia workshopissa. Yhteisenä digitaalisena fläppitauluna toimii loistavasti esimerkiksi Microsoft Teamsin Whiteboard, johon useampi osallistuja pääsee yhtä aikaa piirtämään ja tekemään merkintöjä. Melkein kuin perinteinen post-it lappu -harjoitus siellä vuokratussa, ulkopuolisessa kokoustilassa. Lähes siis ollaan työkalujen puitteissa samassa tilanteessa, kuin perinteisessä ryhmätilatyöskentelyssä.

    Hyvin valmistelty etä-workshop säästää aikaa ja luontoa

    Huolellisella suunnittelulla, etukäteistyöllä, työkalujen valinnalla ja kiinnittämällä erityishuomiota muutamiin tärkeisiin kohtiin osallistujien aktivoimisessa, etä workshop on mahdollista saada toimimaan ihan yhtä hyvin, kuin perinteinen workshoppaaminen samassa tilassa osallistujien kanssa. Mikä parasta, etä workshop on myös kustannustehokasta, säästää aikaa ja hei, hox, huom: luontoa, kun ei tarvitse huolehtia fyysisestä liikkumisesta kokoontumispaikalle. Aito win-win-win siis.

    Jokainen workshopin järjestäjä tunnistaa varmasti hankaluuden yhteisen ajan löytämiseksi näihin kokoontumisiin. Workshoppiin halutaan usein tuoda yhteen erilaisia avainpelaajia yrityksen toimintojen eri osa-alueilta. Nämä ovat niitä henkilöitä, joilla tunnetusti on kalenterit tupaten täynnä. Etä-workshopissa aiheen työstäminen tehdään tiiviimmin, kuin perinteisessä face-to-face-workshopissa. Yhteiseen etä-workshop-sessioon tarvittava lyhyempi aika on huomattavasti helpompaa löytää ja järjestää, kuin kokonainen päivä tai jopa useampi, mitä tarvitaan perinteisen mallin face-to-face -workshoppiin.

    Nyt jos koskaan on oikea aika pitää suunnitellut workshopit kalentereissa, miettiä tarvitaanko ideariihiä vielä lisää ja kokoontua etäyhteydellä innovoimaan tämän päivän ja huomisen ratkaisuja ja palveluita, jotka vievät toimintaa eteenpäin.

     

    Tiesithän, että MPY tarjoaa kattavat palvelut Microsoft Teams etätyöratkaisuihin ja niiden käyttöönottoon. Tutustu uusimpiin koulutuksiin tästä.

     

    Jaa kirjoitus eteenpäin: