Elvera pitää työntekijät turvassa ja yhteiskunnan pyörät pyörimässä

Elvera on yksi Suomen suurimpia verkosto- ja infrapalvelualan toimijoita. Sen tehtävänä on yhdistää yhteiskunnan elintärkeitä toimintoja ja varmistaa toiminnan jatkuvuus myös häiriötilanteiden aikana. Elvera syntyi vuonna 2016 kolmen kaakkoissuomalaisen energiayhtiön yhteiseksi verkonrakennusyhtiöksi ja työllistää nykyään reilut 300 ammattilaista.

Antti Huttunen aloitti Elveran laatu- ja turvallisuuspäällikkönä vuonna 2019. Hänen ensimmäinen yhtiön toimitusjohtajalta saamansa tehtävä oli hankkia Elveran laatujärjestelmälle ISO 9001 -sertifikaatti. Sertifikaatin edellytyksenä oli tiedon luotettava tallentaminen ja todentaminen sekä toimiva intranet-järjestelmä. Niinpä Elveran intranet-ratkaisun hankinta liitettiin osaksi Huttusen vetämää laatusertifiointihanketta.

Mobiilit työkalut kenttäinnovaatioiden keräämiseen

”Pyysimme intranetiin tarjouksia useilta yrityksiltä, ja MPY osasi niin sanotusti vetää oikeista naruista”, Huttunen kertoo. ”MPY tarjosi meille Microsoft-teknologiaan pohjautuvaa intranet-ratkaisua. Samassa yhteydessä he kertoivat, että pystyisimme Microsoftin vähäkoodisilla Power Platform -työkaluilla helposti rakentamaan myös lomakkeistoja ja työnkulkuja laatujärjestelmäämme tukemaan. Emme itse olleet edes tietoisia tämäntyyppisistä mahdollisuuksista”, Huttunen jatkaa. Elveralla kaikilla työntekijöillä oli olemassa Microsoftin M365-käyttöoikeudet ja oli erittäin houkuttelevaa rakentaa jo käytössä olevilla teknologioilla myös intranet ja laatujärjestelmään liittyvän tiedon kerääminen ja automatisoidut työnkulut. ”Emme halua jokaiseen tarkoitukseen erillistä sovellusta”, Huttunen toteaa. ”Kustannusteknisestikin oli järkevää yhdistää asioita jo käytössä olevalle Microsoft-alustalle.”

“Emme halua jokaiseen tarkoitukseen erillistä sovellusta.”

MPY:n asiantuntijat toteuttivat Elveran laatujärjestelmää tukemaan neljä mobiililaitteissa täytettävää lomaketta ja niiden käsittelyyn liittyvät automaattiset prosessit. Aikaisemmin näitä tietoja raportoitiin ympäri Elveran organisaatiota paperisilla lomakkeilla ja läheteltiin sähköpostitse.

Kokonaan uuden havaintolomakkeen avulla kentällä liikkuvat Elveran asentajat voivat helposti raportoida havaintonsa poikkeamista. ”Tämä toimintamalli on todella ottanut tuulta organisaatiossamme, sillä ensimmäisten neljän kuukauden aikana on kentältä kertynyt jo noin 100 täytettyä havaintolomaketta”, Huttunen iloitsee. Huttusen lempiesimerkki uuden prosessin hyödyistä liittyy kenttähenkilöstön käytössä olevien kuorma-autojen paripyöriin. ”Erityisesti talviolosuhteissa, kun lämpötilat vaihtelevat plussakeleistä pakkaseen, voivat pyörien mutterit löystyä ja jopa aueta itsekseen, ja irtonainen pyörä aiheuttaa todellista varaa muille tiellä liikkujille. Havaintolomakkeemme kautta tuli kentältä vinkki asennon osoittimista, joista näkee heti, jos mutterit ovat lähteneet aukeamaan. Nyt Elverassa on tehty päätös asentaa nämä asento-osoittimet jokaiseen autoon seuraavassa renkaanvaihdossa. Vain kahden euron autokohtaisella investoinnilla pystymme parantamaan kuorma-autojemme turvallisuutta merkittävästi”, Huttunen kertoo.

Elvera on uuden ajan infrayhtiö, jossa henkilöstön viihtyvyys on avainasemassa. Huttunen näkee digitaalisten työvälineiden lisäävän paitsi henkilöstön työturvallisuutta, myös motivoituneisuutta ja sitoutumista. ”Rengasesimerkki on toiminut meillä sisäisenä sankaritarinana siitä, kuinka koko organisaation ideointikyvyt valjastetaan käyttöön ja jokaisen ajatuksilla on merkitystä. Tämä vaikuttaa koko yrityksemme kulttuuriin.”

”Koko organisaation ideointikyky käyttöön ja jokaisen ajatuksilla on merkitystä.”

Poikkeama- ja reklamaatiolomake ja toimittajan palautelomake sekä niihin liittyvät prosessit auttavat Elveraa hallinnoimaan alihankkijoitaan ja näiden palvelutasoja entistä dataohjautuvammin ja tukevat myös laatujärjestelmän vaatimuksia. Neljäs lomakekategoria liittyy tapaturmiin ja läheltä piti -tilanteisiin. Nämä lomakkeet olivat aiemmin Elverassa word-muotoisia, ja ne piti lähettää sähköpostin liitetiedostoina eri osoitteisiin. Nykyään jokainen työntekijä pystyy täyttämään ja lähettämään lomakkeen mobiililaitteeltaan, ja niiden tiedot ohjautuvat automaattisesti oikeisiin paikkoihin. ”Erittäin suuri etu on se, että lomakkeelle pystyy nyt liittämään myös valokuvan”, Huttunen mainitsee. ”Kuva kertoo aina enemmän kuin tuhat sanaa ja säästää myös lomakkeen täyttäjän aikaa.”

Elveran Antti Huttunen.

Turvallisuuskulttuurin ja johtamisen uusi aika

Systemaattinen tiedon kerääminen toiminnan eri osa-alueilta mahdollistaa Elveralle dataan perustuvan päätöksenteon ja johtamisen. Yhtiöön perustettu työturvallisuusryhmä käy kokouksissaan läpi kaikki havaintolomakkeet ja tekee päätökset niiden pohjalta. Lomakkeisiin tulevaa tietoa hyödynnetään myös kaikkien tiimien viikko- ja kuukausipalavereissa, joissa esimiehet käyvät läpi tapaturma- ja läheltä piti -tilanteet ja niistä opittavat asiat. Tiedon määrämuotoisuus helpottaa raporttien löytämistä ja nopeuttaa esimiesten työtä palavereiden valmistelussa.

Kaikkien lomakkeiden tiedot ovat läpinäkyvästi koko organisaation käytettävissä. Intranetiin on myös rakennettu esimerkiksi laskuri, joka kertoo, kuinka pitkä aika on kulunut viimeisimmästä sairauspoissaolon vaatineesta tapaturmasta. ”Tällaiset työkalut ja näkymät ovat selvästi edistäneet turvallisuuskulttuurin luomista Elveraan”, Huttunen toteaa.

Yhteistyö MPY:n kanssa sujui koko hankkeen ajan mutkattomasti. ”Toteutus meni älyttömän hyvin”, Huttunen kehuu. ”Aikataulu ja budjetti pitivät, eikä mitään yllättävää tullut. Pystyimme testaamaan sovelluksia matkan varrella ja tekemään korjauksia ketterästi lennosta”, hän jatkaa. Toteutusajassa puhutaan päivistä, ei viikoista tai kuukausista, kuten liiketoimintasovellusten kehityshankkeissa valitettavan usein.

"Toteutus meni älyttömän hyvin, Aikataulu ja budjetti pitivät, eikä mitään yllättävää tullut."

 

Digitaalinen tiedonkeruu tukee Elveran sertifiointityötä

Elvera saavutti tavoittelemansa ISO 9001 -laadunhallintasertifikaatin helmikuussa 2021. Seuraavaksi tavoitteissa ovat ISO 14001 -ympäristöjärjestelmän sertifikaatti sekä ISO 45001 -työterveys- ja työturvallisuussertifikaatti. Myös nämä standardit vaativat saumatonta tiedonkulkua sekä mahdollisuuden tallentaa ja todentaa tiedon käsittelyhistoriaa.

”Kokonaan eroon sähköpostin liitetiedostoista.”

Huttunen näkee mahdollisena, että Microsoft Power Platformin tarjoamia mahdollisuuksia mobiilien sovellusten ja prosessiautomaatioiden rakentamiseen käytetään myös tulevien sertifiointien yhteydessä. ”Minun tavoitteeni on, että pääsemme kokonaan eroon sähköpostitse lähetettävistä liitetiedostoista”, Huttunen toteaa ja jatkaa: ”Meille on tärkeintä, että digitaaliset sovelluksemme ovat kaikkien työntekijöidemme saatavilla, mobiilisti ja missä vain nämä työskentelevätkin.”

MPY:n ja Elveran yhteistyö on ollut pitkäjänteistä aina Elveran perustamisesta alkaen. MPY tuottaa Elveralle monipuolisesti myös muut ICT-palvelut MPY Sisäistyspalvelu -mallinsa mukaisesti.

https://www.elvera.fi