Microsoftin M365-tuoteperhettä käyttävillä organisaatioilla on kaikki herkut käytössään ja SharePoint Onlinen dokumentinhallinta on yksi niistä. M365-palvelu ja Office-ohjelmien Online-versiot luovat saumattoman käyttökokemuksen sovellusten ja dokumentinhallinnan välillä.
Siinä missä kilpailevat dokumentinhallintatuotteet ilmenevät kovin erillisinä ratkaisuina, SharePoint-dokumentinhallinta on saumaton osa useiden eri sovellusten välisissä toiminnoissa, kuten esimerkiksi Microsoft Teamsin ja SharePointin yhteispelissä. Teamsin dokumenttikirjastot nimittäin sijaitsevat todellisuudessa SharePointissa!
Koska M365-palvelu ja Office-sovellukset ovat olennainen osa työskentelyä valtaosalla suomalaisyrityksistä, on yritysten luonnollista ottaa myös käyttöön SharePointin dokumentinhallintaominaisuudet. Olipa tarpeesi sitten sopimushallinta tai projektihallinta, SharePoint vastaa siihen hyvin dokumentin luokitteluineen ja metatietoineen.
Easy Intranet on kokonaisvaltainen työkalu
MPY on tuotteistanut Easy Intranet –tuotteen, johon kuuluu olennaisena osana SharePoint-dokumentinhallinta. Jos yrityksellä on jo käytössä SharePoint Online -pohjainen intranet, dokumentinhallinta voidaan toimittaa osaksi sitä. Näin ollen yritys saa kaikki hyödyt irti M365-palvelusta, millä tehostetaan päivittäistä työskentelyä.
SharePoint luo erinomaiset edellytykset dokumenttien elinkaaren hallintaan ja arkistointiin. Se pyrkii siihen, että dokumenttijärjestelmä pidetään ajan tasalla säilytys- ja poistokäytäntöjen avulla. SharePointissa dokumenteille voidaan antaa säilytystunnisteita, jotka määräävät säilytysajan ja poiston. Näin ollen koko järjestelmä pysyy ajan tasalla, eikä dokumentteja siirrellä vanhentuneiden dokumenttien “hautausmaahan”, kuten esimerkiksi alati paisuviin verkkokansioihin.
Koska SharePoint on osa sitä Microsoftin laajaa Office-tuoteperhettä, jolla myös muokataan dokumentteja, käyttäjä välttää turhat klikkaukset ja kirjautumiset. Kilpailevilla järjestelmillä saattaa kyllä olla yhtymäkohtia Office-sovelluksiin, mutta ne ovat aina räätälöityjä siltoja, jotka saattavat olla myös alttiita virhetilanteille.
Mikäpä siis sen helpompaa SharePoint-käyttäjälle kuin olla varma siitä, että käyttäjäkokemus on aina kunnossa, muokkasitpa sitten Wordejä tai Exceleitä, tai navigoit vaikkapa Teamsin, Plannerin, Yammerin ja SharePointin välillä.
Power Platformin avulla SharePointia voi laajentaa mobiilisovelluksilla
Kun dokumentinhallinta on SharePointissa, myös järjestelmän laajentaminen Microsoft Power Platformin avulla on mahdollista. Power Platformiin kuuluvalla PowerAppsilla voidaan tehdä helposti sovelluksia toimintoihin, jotka liittyvät SharePointin dokumentinhallintaan. Yksi tällainen esimerkki on mobiilisovellus, jonka avulla voi lähettää valokuvia rakennusvalvontakohteista SharePointiin.
Laajennuksia on helppo tehdä, koska Power Platform on samaa tuoteperhettä kuin SharerPoint. Microsoft on kehittänyt Power Platformiin käytäntöjä, joiden avulla sovelluskehitys on jopa kooditonta. Kun kilpailevat tuotteet painivat pelkästään yksinkertaisten yhtymäkohtien ohjelmoinnissa erillisestä järjestelmästään M365-palvelun suuntaan, SharePointia voi laajentaa kokonaan uusilla sovelluksilla paljon helpommalla.
Lue myös aiemmin ilmestynyt blogini aiheesta: Miten tehostat sisäistä viestintää Microsoft SharePointin avulla.
Tarvitsetko apua löytääksesi juuri sinun liiketoiminnallesi sopivimmat ratkaisut? Ota meihin yhteyttä, niin asiantuntijamme auttaa sinua!
