Eri tietolähteet selkeäksi näkymäksi Microsoftin Power BI:llä

Microsoft Power BI on raportointiratkaisu, jolla voidaan muodostaa yhteys lukuisiin sekä paikallisiin että pilvipalvelun tietolähteisiin kuten mm. SQL-tietokantaan, Dynamics CRM:n, csv- ja Excel-tiedostoihin ja SharePointiin. Yhdistämällä tietoja monista eri lähteistä voidaan raporttinäkymissä muodostaa kattava kokonaiskuva liiketoiminnasta visuaalisessa ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Käyttäjät löytävät selaimen kautta samasta paikasta kaikki näkymät ja koontinäytöt, joihin heillä on oikeudet. Power BI mahdollistaa käyttämään vaivattomasti samoja tietoja muiden kanssa ja jakamaan niitä myös Teams -ryhmissä ja Sharepoint -sivuilla. 

Tietomallin ja tietovaraston rakentaminen

Käytännössä tarvittavat tiedot haetaan ko. tietolähteistä ja niistä luodaan Power BI:llä uusi tietomalli, jolle määritellään sopiva päivityssykli alkuperäisistä tietolähteistä. Tätä tietomallia käytetään sitten tiedon analysoinnissa ja visualisoinnissa. Esimerkiksi talouden analytiikkaa voidaan tuottaa helposti, jos kirjanpitojärjestelmän data löytyy SQL-tietokannasta tai se saadaan automaattisesti tuotua csv-tiedostoina tietovarastoon. Tähän voidaan lisätä esimerkiksi Excel-tiedostosta löytyvät Kustannuspaikat tai Tilikartta ynnä muut tarvittavat tiedot. Lisäksi tähän malliin voidaan lisätä tarvittaessa HR- tai toiminnanohjausjärjestelmästä löytyvät avainluvut. Mahdollisuuksia tietomallin lähteiksi on lukuisia. Järjestelmästä riippuen voidaan tarvita ensin tietovaraston rakentaminen ja integraation tekeminen ko. järjestelmän ja tietovaraston välille, jotta sitä voidaan hyödyntää Power BI -ratkaisuissa. 

Suora yhteys Power BI -raportointityökalulla saadaan esim. Dynamics CRM:n tietoihin ja raporttinäkymässä voisi tuottaa CRM:stä löytyvät myyntimahdollisuudet, myyntiputki sekä näistä johdettavat tärkeät luvut ja visualisoinnit. Aina kuitenkin käyttäjien kanssa määritellään, miten dataa analysoidaan ja mitä näkymiltä halutaan. Exceliin manuaalisesti eri järjestelmistä ajoittain kerättävät luvut ja niiden analysointi on aikaa vievää ja virhealtista. Tällainen edellä mainittu Excel-raportti on hyvä esimerkki, jonka pohjalta Power BI -näkymiä voidaan lähteä rakentamaan ja näin vähennetään heti aluksi manuaalista työtä sekä virheiden mahdollisuus poistuu. 

Selkeä raporttinäkymä sujuvoittaa käyttöä

Raporttinäkymissä käyttäjä pystyy helposti suodattamaan ja muuttamaan analysointitapoja sekä yleiskatsauksen visualisoinneista voi porautua syvemmälle tietoihin aina rivitasolle asti. Näkymiä on mahdollista muotoilla yrityksen ilmeen mukaisiksi ja niitä voidaan tarkastella mobiililaitteilla sekä upottaa sovelluksiin, verkkosivulle tai intranet-järjestelmiin.  

Alla esimerkki Microsoftin malliraportin talousnäkymästä, joka antaa vastauksen kysymyksiin: 

• Mikä kausi toi eniten voittoa?
• Missä maassa olisi eniten mahdollisuuksia?
• Mihin tuotteeseen tai segmenttiin yrityksen tulee jatkossa investoida? 

Heräsikö sinulla ajatuksia datasta, joka tällä hetkellä makaa jossain hyödyntämättömänä?

Autamme sinua mielellämme. Ota meihin yhteyttä niin lähdetään yhdessä rakentamaan sinun ja organisaatiosi tarpeisiin laadukasta raportointia ja nostetaan tiedolla johtamisen tasoa organisaatiossasi. 

Johanna Majakangas 
Operations Lead, Automaatiopalvelut 

johanna.majakangas@mpy.fi 
+358 50 487 3577 

Kirjoittaja on erittäin kokenut MPY:n Power BI -asiantuntija.